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OS NOVOS CONCEITOS DE ESCRITÓRIOS FLEXÍVEIS – Impactos e Benefícios para as pessoas e empresas

OS NOVOS CONCEITOS DE ESCRITÓRIOS FLEXÍVEIS – Impactos e Benefícios para as pessoas e empresas

Arqta. Claudia Andrade. Diretora da Athie Wohnrath, doutora pela FAUUSP e pesquisadora colaboradora da UNICAMP.

No Brasil, os novos conceitos, aqui denominados – Escritórios Flexíveis – começam a ser implantados pelas empresas, principalmente as multinacionais de alcance global que desenvolvem seus Manuais (Guidelines) específicos a serem usados como diretrizes para o projeto a ser implantado em qualquer lugar do mundo.

Em 2010, a empresa PHILIPS, de origem Europeia (Holanda), foi a pioneira no Brasil ao implantar o conceito de escritório flexível na nova sede em Barueri, São Paulo.

Migrando de um edifício monousuário na região da rua Verbo Divino, na Chácara Santo Antônio, aonde trabalhavam em torno de 750 funcionários, perfazendo uma área de 11.000 m² de área útil, a empresa passou a ocupar quatro andares de um prédio multiusuário na região de Barueri totalizando 8800 m² e 1100 colaboradores que passaram a compartilhar 742 estações de trabalho.

Mesmo com a mudança para uma região fora da cidade de São Paulo, a 30 quilômetros distante do local aonde trabalhavam antes, a implantação do novo conceito na empresa mostrou-se extremamente bem-sucedida, com aumento significativo no nível de satisfação medido antes e após a mudança, que saiu de 37% para 77% quando consolidado todos os dados da avaliação.

Além disso, outros aspectos-chave relacionados ao projeto tiveram resultados expressivos, como a redução de 20% de área, apesar do acréscimo de 32% no total de funcionários e a redução de 34% nos custos operacionais.

Esses ganhos vem sendo comprovados por tantas outras empresas que já efetuaram a mudança e hoje dispõem de diversos espaços e um “menu” de ambientes para a realização de atividades que exijam concentração ou as colaborativas; sociais ou as de aprendizado que podem ser escolhidos e utilizados de acordo com o desejo e a necessidade.

Um grande diferencial que cada dia mais atrai as chamadas gerações digitais com o convite de usufruírem do livre arbítrio no trabalho.

Há alguns meses atrás, visitei diversas empresas na Holanda. Entre elas a Microsoft que mudara seus escritórios para um centro comercial ao lado do aeroporto Schiphol, nos arredores de Amsterdã.

Os cerca de 900 funcionários não possuem nenhuma estação de trabalho fixa e muito menos uma sala fechada e podem trabalhar em qualquer lugar usando seu laptop, headset, webcam e um smartphone através de uma rede wifi ou cabos de rede.

O layout, aberto e com muita transparência, foi pensado para maximizar a comunicação e a colaboração, já que o trabalho individual pode ser realizado a partir de casa ou em qualquer outro lugar fora da empresa. Não existe nenhum controle neste sentido. O importante é “ter o trabalho feito na hora certa”.

Os ganhos com escritórios flexíveis

Em artigo intitulado “How Microsoft Netherlands Reinvented the Way of Work (really)” , escrito pelo autor do projeto, o arquiteto Michael Hirt (que fez o projeto em conjunto com o Hans van der Meer, ambos do escritório HIRT&FRIENDS Strategy Consultants, baseado na Áustria), além de apresentar todo o processo de mudança de conceito/ cultura da empresa que culminou com a mudança de endereço e a implementação de um novo conceito de ocupação, apresenta também resultados significativos de melhorias após a implantação, conforme pode ser visto na transcrição abaixo:

• Aumento de produtividade de 25%
• A satisfação dos colaboradores cresceu de 5/10 para 8/10 após a implantação.
• Licença por doença reduziu para 1,5 a 2,5%
• Aumento de reputação no mercado
• Aumento da mobilidade dos colaboradores
• Redução de custos de Real Estate de 30%

É importante mencionar, também, que no geral a indústria de software na Holanda tem crescido de 4-5% por ano enquanto a Microsoft tem crescido 11%, segundo o artigo. É comum a tentativa de querer relacionar aumentos de produtividade em razão da mudança do ambiente de trabalho, o que é praticamente uma luta inglória já que o trabalho hoje, cada vez mais é de base intelectual, portanto de difícil mensuração.

Além disso, sabe -se hoje que aumentos efetivos em produtividade só são possíveis quando pensados, de forma integrada, os três recursos-chave para tal. Ou seja, não adianta investir somente em gestão de pessoas, por exemplo. Aumento de salários, treinamentos para capacitação profissional, planos de carreira, proporcionam picos em produtividade efêmeros, pois o funcionário ao se ver diante de um ambiente de trabalho inadequado, desconfortável, prejudicial a sua saúde ou uma ferramenta de trabalho que não funcione direito, ficará mais desatento, insatisfeito, fará mais pausas no trabalho, deixando de produzir a contento.

Se medir GANHOS de produtividade relacionados a mudança/ melhoria do ambiente físico de trabalho é muito difícil, medir as PERDAS é extremamente factível uma vez que há indicadores contundentes que relacionam essa perda aos problemas oriundos do ambiente como licenças medicas por problemas ergonômicos, por fadiga visual, por stress e até burn out por falta de salubridade das condições físicas do ambiente; aumento de pausas por excesso de ruído, fontes de distração, condições de conforto, entre outros.

Levando-se em consideração o exposto acima, podemos fazer um exercício rápido tendo como base o resultado de pesquisas que determinam uma recuperação entre 5% e 11% no desempenho das pessoas no trabalho, após a solução de problemas relacionados ao seu ambiente.

Isto posto e tomando como referência uma média salarial de R$ 3.000,00 para os cargos de base (excluindo diretores e gerentes) em uma empresa de 1000 funcionários, o montante da recuperação da capacidade produtiva das pessoas pode significar algo em torno de R$ 1.800.000,00 (um milhão e oitocentos mil reais) por ano mais os encargos, que podem acrescentar até 100% a mais neste valor.

No caso da implantação dos novos conceitos de ocupação em empresas como Banco Votorantim que representou também uma redução significativa de área ocupada esse payback ainda é mais significativo.

Para finalizar, o mais interessante é que esses resultados positivos podem encorajar outras empresas a mudar sua forma de trabalhar, para alinhar o seu espaço físico as novas exigências oriundas dos novos modelos de negócios, do novo comportamento das pessoas no trabalho, dos avanços tecnológicos e da própria inquietação do mundo atual.